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A Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, através da Portaria Nº 1.065, publicada em 23 de setembro de 2019, instituiu e disciplinou a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.

Apesar do tempo decorrido da publicação da Portaria, não raras vezes as empresas apresentam dúvidas quanto a operacionalidade da efetivação dos registros e ainda apresentam relativa resistência quanto a não utilização do documento em meio físico. Dessa forma reiteramos os tópicos sobre o assunto de forma a elucidar eventuais dúvidas remanescentes.

De acordo com o calendário divulgado à época da publicação, os empregadores que prestam informações ao e-Social, devem manter o envio dos dados de seus empregados. As informações que compõem a Carteira de Trabalho Digital serão disponibilizadas automaticamente para o trabalhador por meio do aplicativo ou no sítio eletrônico na internet.

O trabalhador que dispõe de CTPS em formato físico deve mantê-la e guardá-la. Ela segue sendo um documento válido para comprovação do tempo de trabalho em registros anteriores. Mesmo com o advento da Carteira de Trabalho digital, podendo mostrar contratos de trabalho antigos, é importante nesses casos conservar o documento original, pois não raras vezes há inconsistência nos dados apresentados.

Portanto, a CTPS em meio físico será utilizada de maneira excepcional, apenas nos seguintes casos:

• Dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
• Anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui para frente, todas as anotações relativas aos novos fatos serão feitas apenas eletronicamente);
• Dados referentes a vínculos com empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Deixa de existir o procedimento de “anotação” na CTPS Digital, uma vez que não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial, o que simplifica os processos no âmbito do empregador, uma vez que a obrigação de prestar as informações já estava estabelecida, e reduz a burocracia. A partir de agora, o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel.

O aplicativo da CTPS por meio eletrônico existe desde 2017, contudo não substituía o documento físico. A partir de agora, a CTPS em meio físico não é mais necessária para a contratação do empregado, na maioria dos casos. Agora, para o trabalhador, só é preciso informar o número do CPF no momento da contratação. Para o empregador, as informações prestadas no e-Social substituem as anotações antes realizadas no documento físico.

Eventos como alteração salarial, férias ou desligamento não serão exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente, por dois motivos especificamente:

• O prazo para prestação de informação desses eventos no e-Social pelo empregador é até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento;
• Há um tempo de processamento entre a recepção da informação no e-Social e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital.

Além disso, é preciso entender a nova modalidade de informação nos campos da CTPS, seguindo as instruções da Caixa, realizada por meio do Comunicado CEF, de 03 de outubro de 2019, no Conectividade Social e do CAGED pela Portaria 1.065 de 23 de setembro de 2019. Confira:

• Número da carteira de trabalho: Informe os 7 (sete) primeiros dígitos do CPF do trabalhador;
• Série da carteira de trabalho: Informe os 4 (quatro) últimos dígitos do CPF do trabalhado;
• UF da carteira de trabalho: Informe a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa;
• Para o campo Data de Emissão da CTPS: Utilize a data do dia de atendimento;
• Para os trabalhadores que possuem a CTPS física: Os campos acima indicados são preenchidos normalmente com os dados da Carteira física do trabalhador.

A Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019, no Diário Oficial da União, disciplina o registro de empregados e a anotação da CTPS Digital. Entre os principais anúncios estão os prazos, como:

I – até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador:

• número no Cadastro de Pessoa Física – CPF;
• data de nascimento;
• data de admissão;
• matrícula do empregado;
• categoria do trabalhador;
• natureza da atividade (urbano/rural);
• código da Classificação Brasileira de Ocupações – CBO;
• valor do salário contratual; e
• tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.

II – até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido:

• nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade;
• descrição do cargo e/ou função;
• descrição do salário variável, quando for o caso;
• nome e dados cadastrais dos dependentes;
• horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT;
• local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;
• informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência;
• indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota
• identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida;
• data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e
• informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.

III – até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência:

• alterações cadastrais e contratuais de que tratam as alíneas “e” a “i” do inciso I e as alíneas “a” a “i” do inciso II;
• gozo de férias;
• afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 (quinze) dias;
• afastamentos temporários descritos no Anexo desta Portaria;
• dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;
• informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador;
• informações relativas às condições ambientais de trabalho;
• transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e
• reintegração ao emprego.

IV – no 16º (décimo sexto) dia do afastamento:

• por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 (quinze) dias; e
• por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 (quinze) dias.

V – de imediato:

• o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e
• afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 (sessenta) dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.

VI – até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.

VII – até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.

Eventuais inconsistências nas informações poderão ser corrigidas. As correções poderão ser enviadas a qualquer momento. No entanto, é importante salientar que o empregador realize a correção de imediato ao verificar a existência de alguma inconsistência, pois alguns eventos estão correlacionados a outros. A implantação da prestação de informações de forma eletrônica através do e-Social apresenta uma oportunidade para que os empregadores realizarem uma atualização e saneamento de dados cadastrais e contratuais dos empregados, evitando penalidades previstas em lei.

Anesio Bohn

OAB/RS 116.475