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Processo de Recrutamento e Seleção A empresa deverá ser cuidadosa no processo seletivo. Isto porque, quando do recebimento de currículo ou na hipótese de manutenção de banco de talentos, a empresa terá que obter a autorização do candidato para armazenamento e utilização dos dados coletados. Para tanto, na autorização deverão ser relacionados os dados que serão utilizados, para qual finalidade, por quanto tempo os dados serão conservados até ou após a entrevista e, ainda, se este será mantido para novas vagas e por quanto tempo.

Plano de Saúde, Vale-transporte e Vale-alimentação Em relação ao plano de saúde, ao vale-transporte, ao vale-alimentação, ao seguro de vida, dentre outros, a empresa deverá fornecer um comunicado para os colaboradores de forma geral, mencionando quais dados serão utilizados nesse processo, qual a finalidade e com quem compartilhará esses dados. Quando o trabalhador optar pelo benefício, a empresa deverá colher uma autorização do empregado para esse fim.

Filmagem Quando o empregador realiza filmagem do ambiente interno da empresa para fins publicitários ou, ainda, quando instala câmeras de vigilância para garantir a segurança patrimonial e dos trabalhadores, o consentimento deverá ser coletado.

Terceirização de Mão de Obra Em alguns casos operacionais ou por determinação legal, a empresa tomadora de serviços solicita à empresa terceirizada documentos que comprovam o cumprimento das obrigações trabalhista e previdenciária dos trabalhadores que prestam serviços em suas dependências. Com relação ao compartilhamento desses dados, é aconselhável que o colaborador faça uma autorização perante o seu empregador (empresa terceirizada), relativa às informações solicitadas previstas no contrato de prestação de serviços terceirizados, constando obrigações acordadas pela prestadora e pela tomadora de serviço, o que acontecerá com os dados ao término do contrato de prestação de serviços, se os dados serão descartados e após quanto tempo.

Registro do Ponto (Coleta de Digital) Considerando que no Brasil temos legislação que disciplina a coleta de digital para fins de registro do ponto, não se faz necessário o consentimento do empregado, visto se tratar de cumprimento de obrigação legal. Não é demais lembrar que o espelho de ponto também deve ser incluído na política de tratamento de dados da empresa, uma vez que possui informações do empregado.

Contrato de Trabalho em Vigor A empresa deve elaborar um aditivo ao contrato de trabalho, adequado às novas regras da LGPD, para aqueles empregados com contrato vigente, assim como reformular novo contrato de trabalho com todas as informações e autorizações necessárias para os futuros empregados. O mesmo é válido para os contratos de prestação de serviços.

Documentos dos Funcionários Desligados Os documentos dos funcionários desligados, tais como: rescisão, aviso-prévio, dentre outros, podem permanecer armazenados na empresa para cumprimento de obrigações legais pelo tempo exigido pela legislação referente à guarda de documentos.

Documentos Trabalhistas Em relação ao armazenamento de recibos de pagamentos, férias, 13º salário, folha de pagamento, dentre outros, não haverá problemas, visto que se trata de obrigação legal, de modo que esses documentos devem ser mantidos na empresa pelo prazo de guarda obrigatório.